Ten projekt to kilka lat z naszego życia: życia pracowników INSPIRED: Bożeny Wujec, Agnieszki Baranowskiej, Patrycji Zimoń które dzielnie „walczyły” przy organizacji i przeprowadzaniu szkoleń. To także wiele godzin pracy wykładowców i doradców, którzy przygotowywali interesujące i dostosowane do potrzeb uczestników zajęcia: Agnieszki Pytlak, Magdaleny Nowakowskiej, Waldemara Wawerskiego, Wioletty Małoty, Wojciecha Puchalskiego i wielu, wielu innych.
Ten projekt to przede wszystkim blisko trzyletnia historia nauki 174 osób – pracowników Beneficjentów Ostatecznych, które zdecydowały się skorzystać z tej niezwykłej szansy jaką dała im historia. To tak naprawdę to oni stworzyli ten projekt.
Dziękujemy !
*****
Personel projektu
*****
Początek projektu
Przed rozpoczęciem projektu, przez kilka miesięcy, łącznie ze wszystkimi spółkami w Grupie Kapitałowej Kazgod pracowaliśmy nad jego przygotowaniem. Większość z nich – były to małe firmy, o kilku i kilkunastoletnim doświadczeniu rynkowym. Kazgod Sp. z o.o. jako lider grupy, wyróżniała się w branży stabilnością finansową i zaufaniem klientów.
Najpierw przygotowaliśmy koncepcję projektu i przeprowadziliśmy dogłębną diagnozę potrzeb szkoleniowych każdej ze spółek. Potem przeanalizowaliśmy wyniki i na ich podstawie opracowaliśmy listę szkoleń i doradztwa. Na końcu opracowaliśmy dokumentację i wniosek aplikacyjny. Potem złożyliśmy wniosek i…
WYGRALIŚMY KONKURS!
15 maja 2006 roku podpisaliśmy umowę o dofinansowanie. Umowa miała numer SPORZL-2.3a-2-14-183/0540. Projekt miał się zakończyć 15 grudnia 2007 roku. Mięliśmy poczucie sukcesu i byliśmy pełni optymizmu.
Wtedy dopiero się zaczęło!
Pomimo znacznej pomocy RIF i PARP na początku projektu nie mieliśmy zbyt dużego pojęcia jak go poprowadzić. Zalała nas ilość dokumentacji, załączników, sprawozdań. Także Beneficjenci dali nam popalić: chcieli mieć szkolenia w różnych miejscach, nie było mowy o wyborze jednego hotelu na cały projekt!
Unijna dyscyplina
Powoli zaczęliśmy rozumieć i szanować unijną biurokrację.
W czasie trwania projektu stworzyliśmy 29 pełnych segregatorów dokumentacji. A to jeszcze nie koniec – czekają nas jeszcze rozliczenia i raporty końcowe. Mamy w nich niezwykły porządek. To jest „nasza wartość dodana” w projekcie. Bożena Wujec
Zgodnie z przyjętym wcześniej planem podzieliliśmy wszystkie działania w projekcie na oddzielne sektory: zarządzanie merytoryczną zawartością projektu, zarządzanie formalną stroną projektu, zarządzanie logistyką i finansami w projekcie.
Działania podejmowane w projekcie
- Przygotowanie logistyczne szkoleń: wybór hoteli i ośrodków szkoleniowych, podpisanie umów na usługi hotelarskie z wybranymi hotelami.
- Zarządzanie finansami, księgowość: wydatkowanie otrzymanych kwot dofinansowania, prowadzenie księgowości Projektu, rozliczenia transzy dofinansowania Projektu, sporządzenie wniosków o płatność, finansowy monitoring Projektu.
- Sprawozdawczość i raportowanie: prowadzenie merytorycznej sprawozdawczości dotyczącej planowanych i przeprowadzonych szkoleń, zgodnie z wymogami sprawozdawczości, prowadzenie finansowego monitoringu Projektu oraz sprawozdawczość i raportowanie o jego przebiegu, zgodnie z nałożonym obowiązkiem.
- Zarządzanie formalną stroną projektu taką jak monitoring i sprawozdawczość oraz kontakty z odpowiednimi instytucjami nauczyło nas dbałości o terminy i jakość pisanego słowa.
Przygotowanie Logistyczne Szkoleń
Mieliśmy niemałe dylematy z wyborem oferty noclegowej dla Beneficjentów. Dostaliśmy mnóstwo ofert. Ale którą wybrać?
Szkolenia, szkolenia, szkolenia…
Projekt trwał trzy lata od 15 maja 2006 – 31 marca 2008.
Ponieważ GK Kazgod obejmuje spółki z branży środków ochrony roślin a jej funkcjonowanie zależy od warunków pogodowych, tak więcszkolenia odbywały się sezonowo: późną jesienią i zimą, do wczesnej wiosny. Pierwsze szkolenia rozpoczęły się pod koniec września 2006 roku, ostatnie – 31 marca 2008 roku. Pogoda w projekcie miała ostatnie zdanie. Z powodu anomalii pogodowych, takich jak np. wcześniejsze przyjście wiosny, musieliśmy wielokrotnie zmieniać harmonogram szkoleń.
W roku 2006 przeprowadziliśmy 25 szkoleń, W roku 2007 – 34 szkolenia, W 2008 – 20 szkoleń, nie licząc grup z języka angielskiego.
Projekt obejmował obszar Polski – 5 województw: mazowieckie, małopolskie, warmińsko-mazurskie, podlaskie, lubelskie.
Beneficjenci Ostateczni
Grupa Kapitałowa Kazgod składa się z 8 spółek z o.o.: Kazgod, BH Agro-Bakałarzewo, Bioplant, Bioplant Błonie, Agro-plus, Agropartner, Agro-Eko Suchawa, OHZiPR Tarnawatka, których działalność koncentruje się wokół importu lub produkcji, a następnie dystrybucji środków ochrony roślin, materiału siewnego i płodów rolnych. Grupa zapewnia klientom także usługi transportowe związane z dystrybucją produktów. Spółki Grupy Kapitałowej Kazgod należą do sektora MŚP.
Tematyka szkoleń
Szkolenia w projekcie obejmowały niezwykle szeroki zakres zagadnień dla kadry zarządzającej, poszczególnych grup stanowisk oraz wszystkich pracowników. Prowadzone były głównie w formie warsztatów umiejętności. Ponad 60% zajęć to ćwiczenia, case study i gry dydaktyczne, poprzedzane krótkimi wykładami z zastosowaniem prezentacji multimedialnych oraz filmów edukacyjnych.
Zarządzanie
- Zarządzanie strategiczne
- Zarządzanie Wynikami firmy
- Zarządzanie sprzedażą
- Zarządzanie Personelem
- Innowacyjność
Szkolenia te były odpowiedzią na potrzeby kadry zarządzającej dotyczące doskonalenia kompetencji strategicznych dla rozwoju firmy.
Motywacja
- Empowerment,
- Techniki pracy umysłowej
Empowerment odbywał się corocznie dla wszystkich pracowników spółek. Miał na celu wzrost motywacji i oddolnej inicjatywy pracowników. Szkolenia te zawierały wiele gier edukacyjnych mających na celu wytworzenie współpracy i synergii w zespołach.
Rozwój osobisty pracowników
- Komunikacja interpersonalna
- Zarządzanie czasem
- Zarządzanie stresem
- Work-life balance
Rozwój zawodowy
- Szkolenia handlowe
- Telefoniczna i Osobista obsługa klienta
- Negocjacje
- Doskonalenie techniki jazdy
Prawo i Finanse
- Planowanie i optymalizacja podatkowa
- Ceny transferowe
- Windykacje i mediacje
Informatyka
- MS Office
- Program Simple
- Programy graficzne i inne
Szkolenia komputerowe bardzo mi się podobały. Oprócz nowych i ciekawych rzeczy na temat obsługi podstawowych programów, mieliśmy też bardzo dużo ćwiczeń oraz warsztatów utrwalających wiedzę. Uczestnik (wypowiedzi z ankiet)
Języki obce
Business English w projekcie był prowadzony w kilku formach:
Kursy stacjonarne – odbywały się w siedzibie firmy, w okresach niskiego sezonu sprzedażowego, gdy pracownicy nie pracują w terenie, są obecni w biurze i mogą regularnie brać udział w zajęciach. Zajęcia stacjonarne odbywały się w 5-10 osobowych grupach, zgodnie z poziomem zaawansowania. Kursy wyjazdowe – miały na celu kształcenie Beneficjentów w okresie wysokiego sezonu, kiedy ich nieobecność w biurze uniemożliwia regularne uczestniczenie w zajęciach, natomiast mogą wygospodarować pełne 2-3 dni miesięcznie na zajęcia wyjazdowe. 5-10 osobowe grupy na różnych poziomach zaawansowania uczestniczyły w zajęciach całodniowych (8 godz. lekcyjnych). Konwersatoria indywidualne – były przeznaczone dla najwyższej kadry zarządzającej, dla której, uczestniczenie w zajęciach z innymi pracownikami nie przyniosłoby zamierzonego efektu dydaktycznego.
Bardzo dużo zyskałam dzięki tym kursom, chociaż ciężko było przykładać się do nauki. Spotkania odbywały się dwa razy w tygodniu. Kursy wyjazdowe były świetnie zorganizowane i dobrze się na nich bawiliśmy. Cały czas mówiliśmy po angielsku co było jednak trochę męczące. Uczestnik (wypowiedzi z ankiet)
W roku 2006 przeprowadziliśmy 25 szkoleń, w roku 2007 – 34 szkolenia, w 2008 – 20 szkoleń, nie licząc grup z języka angielskiego.
Większość szkoleń miała charakter warsztatów wyjazdowych, realizowanych ww malowniczych miejscach Polski, takich jak Mrągowo, Ryn, Augustów, Kazimierz Dolny, Ciechocinek. Kilka szkoleń odbyło się pod ziemią w kopalni w Bochni oraz w SPA. Szkolenia komputerowe i językowe miały miejsce w siedzibie firmy Kazgod w Błoniach.
I jeszcze więcej szkoleń…
Zakończenie projektu przesunęliśmy na dzień 31 marca 2008 roku. Na początku 2008 roku wiedzieliśmy już że mamy w projekcie znaczne oszczędności. Postanowiliśmy przeznaczyć je na…. jeszcze więcej szkoleń! Zwiększyliśmy ilość realizowanych szkoleń w projekcie o 13, oraz ostateczną liczbę uczestników szkoleń o 10 osób.
Działania promocyjne i informacyjne w projekcie
Aby na bieżąco informować społeczeństwo o przebiegu projektu ostały stworzone internetowe stronny informacyjne: www.efs.inspired.pl
A dla Beneficjentów – wydrukowane piękne segregatory, dyplomy i ogłoszenia z logo Europejskiego Funduszu Społecznego i Unii Europejskiej.
Promocja projektu obejmowała działania informacyjne o projekcie, o źródłach jego finansowania i celach, tak aby ogół społeczeństwa miał świadomość finansowania projektu z EFS i UE. Materiały promocyjne, plakaty, ogłoszenia prasowe, dyplomy i materiały szkoleniowe, strony internetowe zostały oznakowane zgodnie z wymogami wizualizacji.
Kontrole i wizyty monitorujące
Podczas blisko trzech lat trwania projektu kontrole odwiedzały nas dość często. Mieliśmy przyjemność gościć wizytatorów na szkoleniach aż 8 razy. Nigdy nie stwierdzono nieprawidłowości. Sale zawsze były oznaczone, flaga UE zawsze powiewała nad nami, a dzienniki i listy obecności prowadzone były nienagannie.
Średnia ocen to 9,8.
Zostaliśmy także na zlecenie PARP skontrolowani przez firmę Global Ericsson Consulting Sp. z o.o. Przeprowadziliśmy audyt projektu zgodnie z nałożonym obowiązkiem. Kontrola i audyt wypadły pozytywnie i nie zostały sformułowane żadne zalecania pokontrolne.
*****
Słowo cenniejsze od złota – efekty projektu
W projekcie zrealizowaliśmy wszystkie zamierzone cele. Rezultaty projektu jeszcze na etapie projektowania podzieliliśmy na twarde i miękkie. Potem dokładnie monitorowaliśmy efekty, aby wywiązać się z obietnic.
Twarde rezultaty projektu
Twarde rezultaty projektu – to nie podlegające dyskusji wyniki liczbowe, takie jak:
- Przeszkolenie 174 osób, zakończone wydaniem dyplomów. Początkowo planowaliśmy przeszkolenie 164 osób, tak więc wskaźnik ten został zrealizowany w ponad 100%.
- Przeprowadzenie projektu obejmującego ponad 1000 godzin szkolenia i konsultacji. Wskaźnik ten zrealizowaliśmy także w ponad 100% – dodaliśmy 13 dni szkoleniowych do projektu.
- Przeprowadzenie projektu obejmującego ponad 1000 godzin szkolenia i konsultacji,
- Wypracowanie dokumentów z zakresu Strategii Grupy
- Wypracowanie dokumentów z zakresu Zarządzania Wskaźnikami Firmy,
- Wypracowanie dokumentów z zakresu Zarządzania Zasobami Ludzkimi.
Miękkie rezultaty projektu
Miękkie rezultaty projektu – to rezultaty które dotyczą kompetencji, motywacji i postaw. W wyniku projektu zostały podwyższone:
- Kwalifikacje kadry kierowniczej w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem,
- Umiejętności w zakresie komunikacji i przepływu informacji w GK Kazgod,
- Jakość usług w zakresie dystrybucji i obsługi klienta,
- Umiejętności z zakresu finansów i księgowości oraz języków obcych,
- Nastąpił także wzrost motywacji pracowników.
Do najważniejszych efektów szkoleń można zaliczyć wzrost wiedzy i umiejętności w doskonalonych obszarach oraz wzrost zaangażowania i motywacji pracowników do pracy i dalszego kształcenia zawodowego. Na prośbę Beneficjentów zrealizowano 13 dodatkowych dni szkoleniowych i zostało przeszkolonych o 10 osób więcej niż pierwotnie planowano w projekcie. W okresie realizacji projektu nastąpiła poprawa konkurencyjności większości spółek, poprawa poziomu dystrybucji oraz poziomu obsługi klientów.
Wartość dodana projektu
Chociaż niektóre rezultaty nie były celem projektu, to stanowią cenną wartość dodaną, która z pewnością przyczyni się do przyszłego rozwoju grupy:
- Wypracowanie i wdrożenie kultury proklienckiejw całej Grupie Kapitałowej.
- Bez udziału EFS wdrożenie takiej kultury nie byłoby możliwe. Wskaźniki, które wykażą sukces wprowadzenie kultury proklienckiej zostały określone na etapie analizy potrzeb szkoleniowych w Badaniach Satysfakcji Klientów.
- Wypracowania spójnej komunikacji wewnętrznej w grupie, zarówno poprzez podniesienie umiejętności w zakresie komunikacji interpersonalnej jak i komunikacji wewnątrz organizacji. Wskaźniki sukcesu zostały opracowane i opisane w Badaniach Satysfakcji Pracowników.
- Projekt nawiązuje do koncepcji społeczeństwa informacyjnego poprzez wdrażanie działań, które skierowane są na:
- Podwyższenie poziomu technologicznego poprzez doskonalenie wśród społeczeństwa umiejętności korzystania z nowoczesnych technik informacyjno-komunikacyjnych
- Aktualizowanie wiedzy o nowoczesnych formach zarządzania i organizacji pracy.
Ewaluacja szkoleń
Do ewaluacji szkoleń zastosowaliśmy model czterech poziomów oceny efektywności szkoleń:
- Poziom reakcji na szkolenie
- Po każdym szkoleniu uczestnicy oceniali program szkolenia, trenerów, metody szkoleniowe oraz poziom hoteli.
- Nabywanie wiedzy w trakcie szkolenia
- Uczestnicy byli sprawdzani pod kątem stopnia przyswojonej wiedzy.
- Nabywanie umiejętności
- Po szkoleniu odbywały się egzaminy umiejętności w postaci konkretnych zadań do wykonania.
- Kształtowanie postaw.
I co dalej?
Po uświadomieniu sobie niezwykłych efektów projektu, nikt nie miał wątpliwości, że pomysł należy kontynuować. Zamierzamy opracować i zrealizować kolejne tego typu projekty. Dzięki projektowi uczestnicy zrozumieli jak cenną wartością jest inwestycja w kapitał ludzki. Bez pomocy Europejskiego Funduszu Społecznego nie byłoby to możliwe.
Będziemy kontynuować!
*****
Projektodawca
Firma doradczo-szkoleniowa INSPIRED Bożena Wujec 03-736 Warszawa, ul. Ząbkowska 39 lok.33 Tel. 0 609 693 699
Partner projektu
FIDES Sp. z o.o. – ekspert w dziedzinie transferu wiedzy pomiędzy sfera badawczo-rozwojową a światem biznesu.
Sposób finansowania projektu
Projekt finansowany z Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich, Działanie 2.3, Schemat a – Doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr. Całkowita wartość projektu: 1 692 245,22 zł Wkład własny przedsiębiorstwa w wynagrodzeniach: 225 533,07 zł
